word表格批注怎么加如何加批注

在工作中，我们经常会遇到很多人同时在审阅同一个文档。在这种情况下，其实是很混乱的。
是谁，在哪里，注释了什么，修改了什么，更改了什么，与原文档的区别在哪里，如何保护文档不被他人编辑？这些就是我们想要的点。
今天就来详细解释一下。
一.注释
文字批注是审阅文档的功能之一，其作用是对文档内容进行批注和评论。
事实上，注释它不会影响或修改文档的原始内容。当文档中有很多批注时，可以通过上一条和下一条批注快速定位相邻的批注。
(a)添加和删除注释
(1)注释的添加
多人审阅文档时，需要说明文档内容的修改，或者向文档作者提问时，可以插入【注释】。
添加注释有三种方式:
方法一:直接添加法——选中要评论的文字，点击【审阅】-【新评论】，然后在评论框中输入评论。
方法二:快捷键法——选中要注释的文本，按[Ctrl Alt M]然后在注释框中输入注释。
方法三:选择要注释的文本，点击【插入】-【注释】，然后在注释框中输入注释。
除了在文档中插入文本注释，您还可以根据需要插入音频或视频注释。
(2)删除批注。
方法一:点击评论框，然后点击审核-评论-删除/右键删除评论(删除单条评论) 。
方法二:审核-评论-删除-删除文档中的所有评论(删除所有评论)
方法三:审核-修订-显示标记，在弹出菜单中选择待处理人员-所有审核人，然后取消选中您要删除评论的审核人姓名。(删除某人的评论)
(2)注释的显示和隐藏
为什么有些标注只看到一种样式，而看不到标注的具体内容？(如上图)
原因:注释被隐藏。
解决方法:显示注释。
点击【评论】-【显示评论】可以看到评论的具体内容，而不仅仅是风格。
PS:点击【评论】-【显示评论】可以来回切换显示和隐藏评论。
(三)批注和作者修改的答复
(1)批注的回复:
方法一:将鼠标定位在要回复的评论中，点击【回复】，输入评论的回复内容。
方法二:右键【回复评论】，输入评论回复内容。
(2)注释作者的修改:
如果文档需要多人传阅，您可以更改用户名。修改后，多人评论会以不同的颜色显示。
单击文件-选项-常规-查找用户名，输入想要的名称，然后单击确定。记得检查[无论是否登录Office都要使用这些值] 。
PS:如果不想保留文档的作者信息，也可以删除。
点击文件-信息-检查文档，在文档检查器的界面中检查文档属性和个人信息，然后点击检查-全部删除，最后关闭。
【word表格批注怎么加如何加批注】(4)注释颜色和注释位置的变化
(1)注释颜色的变化
单击[修订]-[高级选项]，更改注释中的颜色，然后单击确定。
(2)注释位置的改变
如果我们想把评论放在左边，只需在评论边框中选择“left”即可。
二。修订(最高优先级)
(一)修订模式的开启和退出
Word中的修订功能是很多人协作编辑文档的必备技能。
修订模式的开/关:
点击〖审核〗-〖修订〗按钮，打开单据的修订模式(灰显) 。再次单击“修订”退出文档的修订模式。
在修订模式下，无论是添加或删除内容还是修改格式，所有的更改都会被标记出来。
PS:每次有修改的时候，修改所在行的左侧都会出现一条红色竖线，表示修改。
(2)修订标记的显示模式、显示标记和查看窗格
(1)修订标记的显示方式
有四种，它们是:简单标记、所有标记、无标记和原始版本。
①【简单标记】:被修改文本的左端显示一条高亮红色竖线。(右侧的更改将被隐藏)
简单标记
PS:左边这个竖标有什么作用？
通过单击左侧的竖条，可以在所有标记和简单标记之间切换修订的显示模式。
②【所有标记】:显示具体修改的内容，修改的部分会自动用颜色标记，左侧保留竖线标记。
所有分数
③无标记:只显示修改过的文档版本，所有修改痕迹都被隐藏。
未被注意的
④[原始版本]:显示原始的和未修改的文档。
原著
(2)显示标记
①格式设置:不勾选【格式设置】，忽略格式的修改。
②注释框:可以选择是否以注释的形式显示变更。
默认情况下，批注和修订显示在带有[仅在批注框中显示批注和格式]的Word文档中。
有三种显示模式，即[在注释框架中显示修订版]、[在嵌入模式中显示所有修订版]和[仅在注释框架中显示注释和格式] 。
【在注释框中显示修订】:所有的注释和修订都会以注释框的形式显示在标记区域。
[以嵌入模式显示所有修订]:所有批注和修订都将以嵌入模式显示。
【仅在注释框中显示注释和格式】:注释和格式更改将以注释框的形式显示在标记区域，其他修订以嵌入的形式显示在文档中。
仅在批注框中显示批注和格式。
PS:如何在不显示评论框内容的情况下，显示文字后面修改的内容？
单击审阅-修订-显示标记-注释框-并选中仅在注释框中显示注释和格式。
③具体人:可以显示具体的修改人，这对于接受和拒绝修改非常重要。
(3)审查窗格
“审阅”窗格对于我们查看变更的数量、内容和修改者等信息非常有用。
查看窗格的打开/退出
打开:点击〖修订〗-〖审核窗格〗按钮，打开审核窗格，可以垂直显示，也可以水平显示。
退出:如果不再需要审核窗格，可以再次单击[审核窗格]或单击[审核窗格]右上角的X(关闭) 。
(C)锁定修订和修订选项的设置
(1)锁版本
当多个用户修订同一文档时，最好由主控形状锁定修订，以确保任何人都可以在修订模式下编辑。
适用于:领导发给下属，下属修改后，领导确认是否修改。
第一步:点击审核-修订-锁定修订，然后设置密码进入强制修订状态。
第二步:如果要退出修订模式，再次点击【锁定修订】，输入密码，然后点击【修订】。
因此，当将修订的文档发送给其他人时，另一方被迫在修订模式下编辑它，并且不能退出修订模式。有了这样的文件，修改会更加清晰。
(2)修订选项的设置
点击修订选项中的小箭头，弹出[修订选项]对话框。在弹出的对话框中，点击高级选项，设置几个修改后的参数。比如下划线的颜色，删除线的颜色等。
(4)格式和印刷的修改
(1)修订格式:
当文件格式变更时，在所有标示模式中，您可以选取修订的位置，然后按一下滑鼠右键接受格式变更/拒绝格式变更。
(2)修订的印刷:
如果不希望文档打印有修订标记:(常用)
方法1:您可以单击接受/拒绝来删除修订标记。
方法2:将修订标记的显示模式设置为【无标记】。
如果希望打印带有修订标记的文档:
方法:只要确定实际修改标记的方式不是【无标记】，在打印界面勾选【打印标记】即可。
三。变化
在“变更”标签下，有“接受”、“拒绝”、“上一个”和“下一个”功能。
(1)[接受]/[拒绝]修订
如果您接受或拒绝修订，修订将被删除，修订标记将不再存在。
(1)[接受修订]
确认修改后的内容没有问题后，可以通过点击修改-接受来接受修改。
①接受单一修订。
单击[接受]-[接受此修订]/[接受并移到下一个位置] 。
②接受所有修订。
单击接受-接受所有修订/接受所有更改并停止修订。
(2)[拒绝修订]
当确定的修改内容不合适，需要恢复到修改前的内容时，可以点击修改-拒绝，拒绝修改。
①拒绝单个修订
单击[拒绝]–[拒绝更改]/[拒绝并移到下一个位置] 。
②拒绝所有修订。
点击拒绝–拒绝所有修订/拒绝所有变更并停止修订。
PS:以上操作也可以通过点击鼠标右键——【接受】/【拒绝】来处理。
(二)修改[上一个]/[下一个]:快速定位
单击[更改]选项卡-[上一个]/[下一个]快速定位上一个/下一个修订位置。
四。比较
比较功能，包括比较和合并。
【对比】:您可以准确对比两个文档修改前后的差异。
[合并]:将几个作者的修订合并到一个文档中。
(A)文件的快速比较:
对比原文档和修改后的文档，可以直观清晰的看到修改后的内容。
第一步:点击【审核】-【比较】-【比较】，弹出“比较单据”窗口。将原始文档放在左边，将修改后的文档放在右边，然后单击“确定” 。
第二步:Word将自动创建一个新文档来显示比较结果。点击“审阅”-“修订”-“所有标记”,该文档将出现四个窗口，分别是“审阅窗格”、“对比文档”、“原始文档”和“修订文档” 。
【修改窗格】:可以看到修改的类型、数量和具体内容。
【对比文件】:原文件和修改后的文件内容通过特殊标记整合显示。
PS:点击左下角的【更多】，可以根据自己的需求自定义比较项目、范围、修订的显示。
(2)快速合并文档:
当多人同时审阅文档时，可以将多个修订文档快速合并为一个文档。
第一步:点击审核-比较-合并。在“合并文档”窗口中，将原始文档放在左边，将修改后的文档放在右边，然后单击“确定” 。
第二步:根据需要进行相应的设置，比如在【修改显示位置】中选择【原始文档】按钮；设置完成后，单击[确定] 。
第三步:按[Ctrl S]保存文档，重复前面的操作，通过[合并文档]对话框依次合并其他审核人的修订文档。
动词（verb的缩写）保护
一些重要的文件可以加密以防止被其他用户篡改。
第一步:打开要加密的文档。
第二步:点击审核-保护-限制编辑，勾选限制编辑，确认是，开始强制保护。
根据提示输入密码两次。单击确定启动保护。
第三步:强制保护成功后，用户只能查看文档，不能做任何修改。
PS:如何在没有密码的情况下再次编辑文档:
新建一个空白色文档，点击插入-对象-文件中的文本，找到要编辑的加密文件，点击插入即可自由编辑文档。
总结:
[注释]和[修订]的比较:
相同:
可以显示在文档的右侧，作为修改或需要修改的提示。
不同:
批注不是在原文的基础上进行修改，只是在文档的右侧显示批注的内容。而且评论只能回答、解决或删除，不能接受或拒绝。
修订是对原文的修订，每一处修订(内容和格式)都会做相应的标记。
简而言之，大家都认为修改的便利性大于标注的便利性。

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